Réserver un espace à la demande

La réservation d’espace à la demande est la raison d’être de l’application Deskapad.

Le système a été pensé pour qu’il soit le plus simple possible à la fois pour la personne qui réserve un espace, que pour l’opérateur qui va l’accueillir.

 

> Quels types d’espace sont disponibles sur Deskapad ?
> Comment trouver un espace à la demande ?
> Comment réserver un espace à la demande ?
> Quand faire la réservation ?
> Comment payer la réservation ?
> Peut-on annuler une réservation ?

> Quels types d’espace sont disponibles sur Deskapad ?

Sur Deskapad, vous avez le choix entre trois types d’espace :

– Bureau à la demande : Cette catégorie concerne les postes de travail accessibles à la demande (à l’heure ou à la journée) au sein d’un espace de coworking, d’un espace de corpoworking (dans une entreprise) ou d’un centre d’affaires. Ces postes de travail sont par défaut en espace ouvert (openspace), mais peuvent également être des bureaux fermés quand cela est précisé. Ces espaces de travail sont parfait pour un télétravail de qualité ou durant les déplacements professionnels.

– Salle de réunion à la demande : Cette catégorie concerne des lieux de réunion accessibles à la demande (à l’heure ou à la journée) au sein d’un espace de coworking, d’un espace de corpoworking (dans une entreprise), d’un centre d’affaires ou d’un espace de réception. Ces lieux de réunion peuvent accueillir un nombre limité de personnes, pour partager ensemble dans différentes configurations : Réunion projet, Présentation client, Formation, Workshop, Atelier, Brainstorming, Team building, …

– Bureau pour un mois ou plus : Cette catégorie concerne les postes de travail accessibles pour un mois et plus au sein d’un espace de coworking, d’un espace de corpoworking (dans une entreprise) ou d’un centre d’affaires. Ces postes de travail sont par défaut en espace ouvert (openspace), mais peuvent également être des bureaux fermés quand cela est précisé. Ces espaces de travail concernent des salariés détachés pendant une période plus ou moins longue dans une ville ou un territoire où l’entreprise ne dispose pas de bureaux.

> Comment trouver un espace à la demande ?

Rendez-vous sur l’application Deskapad et connectez-vous avec votre mail professionnel et votre mot de passe.

Dès que vous êtes connecté, l’application vous invite à programmer votre prochaine réservation :

Première étape : Quel type de lieu recherchez-vous ?

Voir le chapitre précédent pour le détail des types d’espaces disponibles

Deuxième étape : Précisez le lieu, la date et le nombre de participants

– Lieu : Indiquez l’adresse ou la ville qui vous intéresse. Par défaut, l’application vous proposera les 20 lieux les plus proches. Ainsi, plus vous êtes précis sur la localisation, plus Deskapad vous proposera des lieux proches de votre besoin.

– Date : Pour les bureaux et salles de réunion à la demande, indiquez le jour de la réservation. Pour les bureaux au mois, indiquez la date de début de votre réservation.

– Nombre de participants : Par défaut, il est fixé à un participant (vous). Si vous voulez accueillir des invités ou réserver un espace de travail pour une équipe, indiquez le nombre de personnes qui doivent avoir accès à l’espace.

Dernière étape : Choisissez le lieu qui correspond le mieux à vos attentes

– Liste : De base, l’application vous propose une liste d’espaces répondant à vos critères de recherche. L’ordre est établi en fonction de la localisation, du plus proche au plus éloigné, dans une limite de 20 lieux. En cliquant sur un lieu, vous accédez à sa fiche avec des informations complémentaires et la partie réservation.

– Carte : Vous pouvez également visualiser les résultats sous la forme d’une carte interactive. Encore, vous pouvez cliquez sur un lieu pour obtenir des informations complémentaires et accéder à la partie réservation.


Si aucun lieu ne répond à vos attentes, nous vous invitons à nous le signaler pour que les équipes puissent reprendre la main et vous aider dans votre recherche.

> Comment réserver un espace à la demande ?

Dans le chapitre précédent, nous vous expliquons comment trouver un espace à la demande. Une fois que vous avez sélectionné le lieu qui vous intéresse dans la liste ou sur la carte, vous pouvez réserver un espace en sélectionnant le service qui vous intéresse dans la fiche du lieu.

C’est très simple :

1° D’abord, vous sélectionnez le créneau qui vous intéresse :

– à l’heure (en indiquant l’heure de début et l’heure de fin)

– à la demi-journée (en indiquant si vous préférez le matin ou l’après-midi)

– à la journée 

2° Ensuite, il ne vous reste qu’à cliquer sur réserver

3° Votre réservation arrive dans l’espace de gestion des réservations avec le statut « attente »


Dès lors, le lieu hôte dispose de 24 heures pour confirmer ou refuser votre réservation.

Si le lieu hôte confirme votre réservation, le statut de votre réservation passe en « confirmé » et vous pouvez vous rendre tranquillement dans le lieu le jour de la réservation.

Si le lieu hôte rejette votre réservation, le statut de votre réservation passe en « refusé » et nous vous recontactons par mail pour vous proposer des alternatives.

> Quand faire la réservation ?

Dans la mesure où la réservation doit être validée par votre hôte, nous vous invitons à réserver au minimum 48 heures à l’avance. Cela nous permettra notamment de vous proposer une alternative si l’espace sélectionné n’est finalement plus disponible.

> Comment payer la réservation ?

Pour payer votre réservation, vous utilisez des crédits qui vous sont mis à disposition par votre entreprise.

> Peut-on annuler une réservation ?

Vous pouvez annuler votre réservation, mais celle-ci doit se faire au plus tard :

–          Au moins 48 heures en avance pour les Espaces de travail de la section « Bureau à la demande »

–          Au moins 1 semaine en avance pour les Espaces de travail de la section « Salle de réunion à la demande »

–          Au moins 1 mois en avance pour les Espaces de travail de la section « Bureau pour un mois ou plus »

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